fbpx

Blog

blog

فاتورة الشحن

تمثل المستندات التفصيلية الخاصة بالشحنة دوراً مهماً في نظام إدارة الشحن، غالباً ما يؤدي الخلل في التوثيق المناسب إلى الارتباك والفوضى عند نقاط الجمارك والتفتيش مما يتسبب في تأخير موعد تسليم الشحنة أو تعطيلها .دون داعٍ حقيقي

لذلك يمكنك تجنب أي احتمالية لحدوث سوء الفهم او تعطيل الشحنة أو وجود نزاع بين أطراف الشحن من خلال التأكد .من التوثيق الدقيق للبضائع

وتمثل فاتورة الشحن أحد أهم هذه المستندات الخاصة بعملية الشحن، وأحياناً يتم الخلط بين فاتورة الشحن و بوليصة الشحن على أنهما شيء واحد، ولكن الواقع ان فاتورة الشحن تختلف عن وثيقة الشحن، وتعتبر جزء مكمل لها وتسهل عملية نقل البضائع دون متاعب.

ما هي فاتورة الشحن؟

فاتورة الشحن هي مستند يوضح فيه جميع البيانات الرقمية للشحنة، مثل عدد الوحدات وسعر كل وحدة وما الى ذلك، ولا تعتبر فاتورة الشحن بمثابة مستند ملزم قانونياً وبالتالي لا يمكن استخدامها كمستند في حالة وجود نزاع.

وبرغم ذلك عند وجود فاتورة الشحن مع بوليصة الشحن، فإنها تساعد على عدم ظهور هذه النزاعات من الأساس، ويتم استخدام فاتورة الشحن لإعطاء مجال لذكر تفاصيل أكثر توسعاً عن الشحنة من تلك التي تكون مذكورة في بوليصة الشحن التي غالباً ما تعطي نظرة عامة فقط عن الشحنة، وقد تتضمن فواتير الشحن ايضاً معلومات إضافية مثل الرسوم الزائدة وغيرها.

ما الفارق بين فاتورة الشحن وبوليصة الشحن؟

الفارق الأساسي بين فاتورة الشحن وبوليصة الشحن أن الفاتورة تحتوي على تفاصيل حول كل وحدة من الشحنة بالإضافة الى تكلفة كل وحدة والتكلفة الاجمالية للشحنة، بينما لا تتضمن بوليصة الشحن تلك البيانات، فقط توضح .كمية المنتج بالشحنة

الفارق الآخر بين الوثيقتين أنه في حين أن بوليصة الشحن تتكون فقط من المعلومات الأساسية حول الشحنة، فإن فاتورة الشحن توضح معلومات إضافية مثل طريقة الدفع والتكاليف الإضافية وغيرها..

وكذلك فإن بوليصة الشحن تعتبر مستند قانوني يمكن استخدامه في حالة حدوث نزاع، على عكس فاتورة الشحن التي تستخدم بشكل عام للأغراض المحاسبية ولتحديد التكاليف التي تنطوي عليها عملية الشحن.

ويعد هذا هو السبب الأساسي في أهمية وجود فاتورة الشحن وضرورة مطابقتها مع البوليصة، لتجنب حدوث نزاع بخصوص التكاليف مما قد يتسبب في ضرر كبير لأطراف العملية التجارية.

ما هي البيانات التي تتضمنها فاتورة الشحن؟

نظراً لان فاتورة الشحن لا تعتبر مستند قانوني كما أشرنا سابقاً لذلك قد تختلف البيانات الواردة بها من شركة لأخرى، ولكن هناك بعض البيانات الثابتة التي تتضمنها فاتورة الشحن:

:رقم الفاتورة

 لكل فاتورة شحن صادرة عن شركة شحن رقم فاتورة خاص بها، والذي يمكن استخدامه كمرجع أثناء المطابقة مع بوليصة الشحن.

:رقم PRO

هو رقم تعطيه شركة الشحن للعميل، والذي يمكن بواسطته لكلٍ من المرسل والمستلم 

متابعة مكان الشحنة ومعرفة حالتها الحالية من خلال موقع الشركة.

:رقم بوليصة الشحن

مثل رقم الفاتورة فان رقم بوليصة الشحن هو رقم خاص لكل شحنة، ومن خلال مطابقته مع رقم فاتورة الشحن يمكن بسهولة البحث عن جميع التفاصيل حول البضائع.

:وضع الشحن

تتضمن فاتورة الشحن ايضاً نوع وضع الشحن المستخدم لنقل البضائع مثل (أقل من حمولة شاحنة، حمولة شاحنة، حزمة صغيرة، الخ ..).

:بيانات المرسل والمستلم

تتضمن فاتورة الشحن ايضاً بيانات مرسل الشحنة والمستلم، مثل الأسماء والعناوين ومعلومات الاتصال الخاصة بهم.

:وزن وكمية الشحنة

عادةً ما تحتوي فاتورة الشحن على بيانات حول أبعاد الشحنة بالإضافة الى الوزن والكمية الاجمالية.

:تكلفة الشحن

تحتوي فواتير الشحن كلاً من التكلفة الفردية للوحدات بالإضافة إلي التكلفة الاجمالية

:الشروط والاحكام

توضح فاتورة الشحن أي شروط أخرى مثل طريقة الدفع والرسوم الإضافية وغيرها.

:مسار الشحنة

تضم فاتورة الشحن معلومات حول المسارات التي سيتم استخدامها لنقل الشحنة وتفاصيل جميع شركات النقل التي ستشارك في عملية الشحن.

لماذا تحتاج الى فواتير الشحن؟

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها دمج استخدام فاتورة الشحن كجزء من عملية إدارة الشحن الخاصة بك:

:التوثيق المالي

يتم فحص فواتير الشحن من قبل قسم الحسابات لمعرفة تكاليف عملية الشحن التجاري، لأن الفواتير تحتوي على معلومات مفصلة عن جميع الرسوم التي تفرضها شركة الشحن.

:التحليل الدقيق للأرقام

توضح فواتير الشحن جميع التكاليف التي تتحملها الشحنة بالتفصيل، واستناداً الى تلك البيانات يمكنك بسهولة تحديد العوامل التي تؤثر على تكلفة الشحن الاجمالية، سواء كانت رسوم شركة النقل أو زيادة في الرسوم حسب بلد الوجهة .. يمكنك الحصول على نظرة تفصيلية لكل قرش يتم إنفاقه.

:التخطيط الفعال للموارد

من خلال مراجعة فاتورة الشحن يمكنك كمورد الحصول على نظرة متعمقة حول ما يتم ضخ أموالك فيه ومقدار هذا الضخ، وباستخدام هذه المعلومات يمكن تخطيط مساعيك التجارية القادمة بدقة وتقليل مخاطر التعرض للتكاليف غير المتوقعة التي تظهر فجأة.

ختاماً

بصفتك مورداً مشاركاً في الشحن الدولي، فانت تسعى دوماً لتحقيق أفضل توازن بين إرضاء عملائك والحصول على أفضل تكلفة، واذا كانت هناك طريقة فعالة لمراقبة كل تفاصيل النفقات -من خلال مستند واحد- لتحقيق هذه المعادلة فهي فاتورة الشحن الخاصة بك.

fwrun-user
Author: fwrun-user

Leave your thought here

13 − eight =

Call Now Button